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Manuel d'utilisation de Easy Webmiel v1.0


Webmiel est une marque déposées de Christophe Roux <webmiel@fsfe.org>.
Plan du document:
1) Résumé
2) Avantages
3) Pour ceux qui sont pressé et veulent aller à l'essentiel
4) Test du logiciel
5) Pour ceux qui ne sont pas des professionnels
6) Description des champs

1) Résumé:


Easy Webmiel est un logiciel d'envoi automatique de courrier électronique.
Il utilise des logiciels open-source (gratuits) pour générer le courrier à envoyer, plutôt que de fournir un éditeur de courrier pour produire le courrier à envoyer.
La tâche de Easy Webmiel est d'automatiser l'envoi du courrier, pas de le produire.
Ainsi, Easy Webmiel parvient à un coût économique, car son développement a été simplifié.
Easy Webmiel est un programme issu de mes besoins personnels d'envoi de courrier et, étant développeur, j'ai choisi une solution simple à mettre en place bien qu'un peu spartiate; ainsi, j'ai passé un temps très court pour le développer par rapport aux fonctionnalités nécessaires.
De plus, utilisant des logiciels open-source pour produire le courrier, l'usage de ceux-ci est rapidement décrit dans ce document.

2) Avantages:


Webmiel offre les avantages suivants:
- contourne les quotas des fournisseurs d'accès par un système de temporisation entre chaque envoi;
- nombre illimité d'adresses par session d'envoi;
- les adresses aparaissent dans le message comme destinataire unique;
- filtrage des contacts par mots clefs;
- multi-plateforme et multi-lingue;
- interface en mode graphique ou en mode texte (batch).

3) Pour ceux qui sont pressé et veulent aller à l'essentiel:


Pour envoyer un courriel avec Webmiel vous devez disposer des élements suivants:
- un document (html ou texte);
- une liste d'adresses électroniques à contacter sous la forme d'un fichier csv (fichier contenant des champs séparés par des caractères séparateurs, souvent produits par des tableurs).
- un accès à un serveur SMTP connecté à internet (nom du serveur, login et mot de passe).
- un environnement d'exécution Java >= 1.5 opérationnel.

Decompresser le fichier "webmiel-v1.0.zip" sur le bureau (double-click sur l'archive puis extraire).
Une fois connus ces paramètres, lancez Easy Webmiel avec la commande "webmiel.bat" (double-cliquez dessus) sous Windows ou bien "webmiel.sh" sous Unix ou Linux ou Mac (appelé depuis un shell).

Si tout est Ok, une fenêtre devrait s'ouvrir et vous permettra de paramétrer le logiciel avant de démarrer l'envoi. La première étape est de générer le courriel à envoyer; la deuxième est d'envoyer le courriel aux destinataires de la liste fournie.

Continuez comme dans l'exemple "test du logiciel".
Les modules de génération de courrier (build.bat ou build.sh) et d'envoi de courrier (send.bat ou send.sh) sont disponible séparément ou en ligne de commande (sans interface graphique):
- "buildcmd.bat" ou "buildcmd.sh" lancent la génération du courrier avec comme paramétrage le fichier "generator.ini".
- "sendcmd.bat" ou "sendcmd.sh lancent l'envoi de courrier avec comme paramétrage le fichier "config.ini".

Si vous utilisez ces logiciels en ligne de commande assurez-vous de la correspondance entre le message généré par le premier programme et celui envoyé par le deuxième.

4) Test du logiciel:


Pour tester le logiciel, deux parties consécutives sont à tester: la construction de l'email et son envoi.

Pour la construction, Easy Webmiel est fourni avec des jeux d'essai html et texte; le jeu d'essai configuré par défaut est en html.
Après avoir lancé Easy Webmiel, cliquez sur l'onglet "Construire".
Dans un cas réel, renseignez le fichier initial de message, les fichies inclus et attachés (les fichiers inclus doivent être dans le répertoire "<nom_du_fichier_initial>_files", comme le génère un navigateur internet lors
de l'enregistrement d'une page web).
Puis cliquez sur le bouton "démarrer" et consultez le journal en dessous pour vérifier le résultat.
Attention: le paramétrage du nom du fichier de log peut provoquer des erreurs si sa syntaxe n'est pas celle de votre système d'exploitation.
Vérifiez aussi séparément de Easy Webmiel, que le fichier de log (journal) a bien été modifié.

Pour l'envoi du courriel, vous devez cliquer sur l'onglet "Envoyer" puis paramétrer l'envoi avec vos informations d'envoi de courrier électronique (hote smtp, identifiant et mot de passe), mais aussi, vous devez modifier le fichier "database.csv" pour envoyer l'email aux bons destinataires (et pas chez moi comme configuré de base):
le fichier contient des lignes; chaque ligne correspond un destinataire;
Dans chaque ligne, les champs d'information sont séparés par des ';', vous pouvez paramétrer ce caractère séparateur dans l'interface de l'onglet "Envoyer" dans le champs de titre "séparateur de champs dans une ligne csv de la base d'adresses";
Le champs de Easy Webmiel "numéro du champs courrier" indique le champs du fichier csv qui correspond l'email du destinataire;
Les champs qui ne sont pas vides sont encadrés de délimiteurs '"', caractère paramétrable par le champs "séparateur de texte" de Easy Webmiel;
Si vous modifiez le paramétrage, vous devrez l'enregistrer dans le fichier de configuration avant de pouvoir démarrer l'envoi.
La zone horaire indique en heures et en minutes, le décalage horaire appliqué pour l'heure d'émission du message; effectuez des tests d'envoi pour fixer ce décalage (en vérifiant la date et l'heure dans le logiciel de réception de courrier électronique).

Les mots clefs, s'ils ne sont pas vides permettent de filter les lignes du fichier csv qui contiennent ces mots, quels que soient les champs où ils sont présents; vous pouvez ainsi, renseignez d'autres champs avant de générer le fichier csv (depuis un tableur ou un carnet d'adresses ...) pour un tri ultérieur.

5) Pour ceux qui ne sont pas des professionnels:


Cette partie montre comment installer sous système Windows et utiliser des logiciels open-source (logiciels gratuits qui fonctionnent à la fois sous Windows, Linux et Mac) pour générer le courrier avant d'utiliser l'outil Easy Webmiel proprement dit, comme dans la partie précédente.
Si votre message est du texte, vous pouvez directement utiliser le fichier qui le contient comme courriel à envoyer; utilisez quand même la partie "construire" pour ajouter les pièces jointes.
Cette description est faite pour un système Windows.

1) copier webmiel-v1.0.zip sur le bureau.

2) installation de l'environnement d'exécution java
a) avant de l'installer, vérifiez si il n'y en pas déjà:
* ouvrir une fenêtre de commande: cliquez sur le menu "démarrer->exécuter" et tappez "cmd" puis <Entrée>
* dans la fenêtre de commande tappez "java" et attendez la réponse pour savoir si java s'exécute.

b) si java n'est pas installé (Command not found), télechargez-le:
* recherchez avec un navigateur internet et un moteur de recherche, les mots suivants: "jre java"
* visitez le site le plus approprié du résultat de la recherche
* téléchargez l'archive du logiciel trouvé
* installez-le en double-cliquant sur l'archive (sur le bureau, souvent)

3) installer un logiciel d'édition html (nous proposons SeaMonkey)
a) recherchez avec un navigateur internet et un moteur de recherche, les mots suivants: "seamonkey télécharger"
b) visitez le site le plus approprié du résultat de la recherche
c) téléchargez l'archive du logiciel trouvé
d) installez-le en double-cliquant sur l'archive
e) procédez à l'installation complète en suivant les indications

4) installer un logiciel de messagerie électronique (nous proposons Mozilla-Thunderbird)
a) recherchez avec un navigateur internet et un moteur de recherche, les mots suivants: "thunderbird télécharger"
b) visitez le site le plus approprié du résultat de la recherche
c) téléchargez l'archive du logiciel trouvé
d) installez-le en double-cliquant sur l'archive
e) procédez à l'installation complète en suivant les indications

5) configurez Thunderbird
a) démarrer-le si ce n'est pas déjà le cas (menu démarrer)
b) cliquez sur le menu "Outils->paramètres des comptes" puis ajouter un compte
c) choisissez "compte courrier électronique"
d) suivez les indications pour fournir les informations sur le compte
e) renseignez le serveur pop3 (souvent "pop.fournisseur.fr", où fournisseur est votre fournisseur d'accès internet)
f) indiquez comme nom d'utilisateur entrant et sortant votre identifiant de courrier électronique (votre email ou bien le début de celui-ci)
g) indiquez le nom du serveur smtp de votre fournisseur (souvent "smtp.fournisseur.fr")
h) terminez la configuration du compte (choisissez les valeurs prédéfinies)
i) testez la réception avec le bouton "relever"
j) saisissez votre mot de passe quand demandé
k) si aucun message d'erreur ne s'affiche, c'est bon.

6) installer OpenOffice
a) recherchez avec un navigateur internet et un moteur de recherche, les mots suivants: "openoffice télécharger fr"
b) visitez le site le plus approprié du résultat de la recherche
c) téléchargez l'archive du logiciel trouvé
d) installez-le en double-cliquant sur l'archive
e) procédez à l'installation complète en suivant les indications

7) installer "The Gimp" pour générer les images
a) procéder avec Gimp comme pour les autres logiciels
b) Gimp est un logiciel de dessin qui vous permettra de créer ou retoucher vos images

8) rédiger le courrier
a) ouvrir un nouveau document html en édition sous SeaMonkey (menu fenêtres->composer)
b) rédiger le message avec des tableaux pour les images et pour la mise en page
c) enregistrer le document html
d) ouvrir un navigateur internet
e) ouvrir le fichier html dans le navigateur (menu Fichier->Ouvrir un fichier...)
f) enregistrer le fichier dans un endroit propre (menu Fichier->Enregistrer sous...)

9) générer le fichier des emails destinataires depuis un tableur
a) menu "Demarrer->programmes->OpenOffice->calc"
b) ouvrir votre fichier de tableur contenant la liste de emails (fichier excel ou OpenOffice)
c) retirez la ligne de titre
* selectionnez la ligne de titre
* dans la marge, cliquez avec le bouton droit
* sélectionnez "supprimer des lignes"
d) enregistrez le fichier au format csv
* menu "Fichier->enregistrer sous..."
* selectionnez le type "csv" dans la liste déroulante
* choisissez un nom pour la base de données des emails
* enregistrez
* en général, choisissez le séparateur de champs ; et le séparateur de texte "
* validez l'enregistrement

9 bis) générer le fichier des email à partir d'Outlook
a) ouvrir Outlook ou Thunderbird
b) ouvrir le carnet d'adresses
b) choisissez le menu Fichier->Enregistrez sous...
c) sélectionnez le format fichier csv
d) choisissez un nom de fichier csv
e) enregistrez

10) installez Easy Webmiel
a) double-cliquez sur l'archive webmiel-v1.0.zip du bureau
b) cliquez sur "Extraire"
c) suivez les indications pour placer les fichiers extraits sur le bureau.
d) ouvrir le répertoire webmiel du bureau
e) lancer webmiel en double cliquant sur "webmiel.bat"

11) renseignez le fichier d'entrée
a) sélectionner l'onglet "Construire"
b) cliquez sur le bouton "parcourir" devant le fichier d'entrée
c) sélectionnez le fichier html que vous venez d'enregistrer
d) validez
e) Easy Webmiel met à jour automatiquement les fichiers inclus
f) renseignez les fichiers attachés
g) sauvez votre paramétrage
h) cliquez sur "démarrer" pour construire le message

12) le paramétrage préalable est terminé, il faut maintenant paramétrer Easy Webmiel pour l'envoi
a) selectionnez "Envoyer"
b) configurez Easy Webmiel avec vos fichiers (courriel, base de données des emails = fichier csv) et paramètres (séparateurs, serveur smtp, login et mot de passe...)
c) si nécessaire, saisir des mots clefs pour restreindre la liste des emails
d) définir quel est le numéro d'ordre du champs d'addresse dans le fichier csv (vous pouvez ouvrir le fichier csv avec un éditeur de texte pour compter)
e) sauvez votre paramétrage
f) cliquez sur "démarrer" pour lancez votre envoi

Nota Bene:
a) vous devez ouvrir puis enregistrer la page html de message avec un navigateur pour que les fichiers inclus soient à la bonne place pour après "Construire" l'email.
b) le "fichier construit" dans l'onglet "Construire" doit correspondre au "fichier construit" de l'onglet "Envoyer".
c) Quand vous changez de langue, vous devez enregistrer les paramètres et redémarrer Easy Webmiel pour que cela ait un effet sur l'interface.
d) l'onglet "Construire" et l'onglet "Envoyer" ont un paramétrage séparé avec chacun leur propre langue.
e) si vous désirez utiliser "Construire" ou "Envoyer" séparément, double-cliquez sur "build.bat" ou "send.bat"
f) si vous désirez utiliser les actions en ligne de commande, double-cliquez sur "buildcmd.bat" et "sendcmd.bat".
g) si la fenêtre du logiciel disparaît brutalement, consultez le fichier de Log pour voir ce qui s'est produit (souvent login, mot de passe incorrect pour le serveur smtp).


6) Description des champs:


onglet "Construire":
- langage de l'interface utilisateur / language of user dialogs:
  abréviation de 2 lettres désignant la langue utilisée par Easy Webmiel pour
  afficher les messages.
- type de courrier (text ou html):
  format du fichier initial de message ("text" si il s'agit de texte au
  format ISO-8859-1, format occidental avec caractès accentués, ou "html" si il s'agit d'un fichier html).
- fichier construit:
  nom du fichier généré par le bouton "démarrer" de l'onglet "Construire".
  Ce fichier correspond au fichier envoyé par l'onglet "Envoyer".
- fichier initial de message:
  fichier html initial récupéré en sauvegardant le fichier html depuis un
  navigateur (nécéssaire pour que les
  fichiers inclus soient au bon endroit);
  ou bien fichier texte, corps du message.
- liste des fichiers inclus:
  cette liste peut être mise à jour manuellement, mais le plus souvent elle
  est mise à jour automatiquement par le bouton "parcourir" du fichier
  initial de message.
- liste des fichiers attachés:
  liste des fichiers à attacher dans le message à envoyer.

onglet "Envoyer":
- langage de l'interface utilisateur / language of user dialogs:
  abréviation de 2 lettres désignant la langue utilisée par Easy Webmiel pour
  afficher les messages.
- numéro du champs courrier (numéro de colonne dans le fichier csv):
  position du champs de l'email dans chaque ligne du fichier d'adresses.
- séparateur de champs dans une ligne csv de la base des adresses:
  caractère séparateur entre deux champs du fichier d'adresses.
- séparateur de texte, par exemple guillemets encadrant un champs:
  caractère délimitant le début et la fin du champs de l'email.
- port SMTP (en général 25):
  numéro du port smtp fourni par votre fournisseur d'accès internet.
- hôte SMTP (par exemple smtp.wanadoo.fr):
  nom de domaine du serveur smtp fourni par votre fournisseur d'accès
  internet.
- identifiant (login du compte smtp):
  identifiant du compte de courrier électronique attribué sur le serveur
  smtp et fourni par votre fournisseur d'accès.
- mot de passe (du compte smtp):
  mot de passe du compte de courrier électronique fourni par votre
  fournisseur d'accès.
- sujet du courrier:
  texte affiché comme sujet dans votre logiciel de lecture de courrier
  électronique.
- zone horaire (décalage):
  texte décrivant le décalage horaire de l'émetteur de courrier électronique
  (par exemple "-1000 PST" pour Paris).
- mots clefs séparés par des ';' (filtrage des adresses):
  liste de mots clefs qui doivent être présents dans les lignes des
  addresses du fichier csv.
- temporisation après chaque envoi:
  certains fournisseurs d'accès limitent le volume horaire des données
  envoyées par courrier électronique. Cette temporisation en secondes
  permet de ne pas bloquer l'envoi des courriers trop volumineux ou trop
  fréquents.
- fichier construit:
  ce fichier est construit grâce à l'onglet "Construire" à partir du fichier
  message initial, des fichiers attachés (pièces jointes) et des fichiers
  inclus (pour les messages html).
- fichier csv des adresses:
  liste des adresses au format csv: chaque ligne est constituée d'une liste
  de champs ordonnés dont l'un est l'adresse destinatrice; les autres champs
  sont utilisés pour le filtrage grâce aux mots clef.
- fichier journal (log):
  le fichier journal trace les messages affichés; il est réinitialisé à
  chaque appui sur "démarrer" ou sur "enregistrer".

boutons:
- enregistrer:
  bouton permettant l'enregistrement des paramètres.
- restaurer:
  bouton permettant la restauration des paramètres enregistrés.
- démarrer:
  bouton lançant l'envoi du message, ou la génération du message.
- suspendre:
  bouton de mise en attente de l'envoi des messages.
- reprendre:
  bouton de reprise de l'envoi des messages.
- arrêter:
  bouton d'arrêt de l'envoi des messages.
- parcourir:
  bouton permettant de choisir un fichier.
- ajouter:
  bouton permettant de choisir un fichier à ajouter à un champs.